Resumen del puesto
La persona administrativa se encargará de gestionar y organizar la documentación de la empresa, preparar informes y presentaciones, gestionar las tareas de facturación y seguimiento de los cobros, y apoyar la aplicación de políticas y procedimientos administrativos. Este puesto también incluye la gestión del correo entrante y saliente y la prestación de apoyo administrativo general al equipo financiero, en nuestras oficinas de Valladolid.
Responsabilidades y funciones
- Gestión de la documentación: Organizar, archivar y gestionar los registros de la empresa, garantizando su buen mantenimiento y accesibilidad.
- Facturación y seguimiento de cobros: Supervisar el proceso de facturación, controlar los cobros y hacer un seguimiento de las facturas pendientes.
- Gestión del correo: Clasificar, distribuir y gestionar toda la correspondencia entrante y saliente.
- Inventario de equipos: Mantener actualizado el inventario de equipos (ordenadores, licencias, etc.).
- Preparación de presupuestos para convocatorias de subvenciones o subcontrataciones.
- Actuar como nexo entre la parte económica y la técnica para conocer el seguimiento y el grado de avance de los diferentes proyectos de I+D+i.
Características personales
Experiencia
Esencial
- 1–3 años de experiencia en un puesto de administración.
- Experiencia en normativa y justificación de subvenciones.
- Experiencia previa en gestión de facturación (emisión de facturas y seguimiento de los cobros).
- Contabilidad analítica de proyectos de I+D+i: imputación de facturas y gastos de personal a proyectos y proyecciones anuales.
- Gestión de facturas de compras y seguimiento de los pagos.
- Gestión de plataformas de justificación de proyectos de I+D+i (por ejemplo, ICE, AEI, Interreg, etc.).
Deseable
- Experiencia en consultoría o auditorías de subvenciones.
- Experiencia con el programa de formación Gestidi.
Conocimientos
- Gestión de documentos: Conocimiento de las mejores prácticas para organizar y mantener la documentación digital y física.
- Redacción de informes: Capacidad para preparar informes y presentaciones claros, concisos y profesionales.
- Facturación: Comprensión de los procesos de facturación y seguimiento de cobros.
- Procedimientos administrativos: Conocimiento de las prácticas y procedimientos administrativos habituales.
- Gestión del correo: Familiaridad con los procesos adecuados de gestión y distribución del correo.
- Programas ofimáticos: Dominio de programas ofimáticos como Microsoft Office (especialmente Word, Excel y PowerPoint).
Aptitudes
- Organizado: Capacidad para mantener la documentación y las tareas bien organizadas y priorizadas.
- Orientado al detalle: Se centra en la precisión y se asegura de que todas las tareas se completen con atención al detalle.
- Proactivo: Toma la iniciativa para resolver problemas y mejorar los procesos administrativos.
- Trabajo en equipo: Trabaja bien con otros departamentos y ofrece ayuda cuando es necesario.
- Profesional: Mantiene un alto nivel de profesionalidad y confidencialidad en todas las tareas administrativas.
- Adaptable: Capaz de manejar cambios y realizar múltiples tareas en un entorno de trabajo dinámico.
Emails y consultas: Jobs@air-institute.com