Resumen del puesto
El empleado administrativo se encargará de gestionar y organizar la documentación de la empresa, preparar informes y presentaciones, gestionar las tareas de facturación y seguimiento de los pagos, y apoyar la aplicación de políticas y procedimientos administrativos. Este puesto también incluye la gestión del correo entrante y saliente y la prestación de apoyo administrativo general al equipo financiero.
El puesto es para la sede de Valladolid.
Responsabilidades y funciones
- Gestión de la documentación: Organizar, archivar y gestionar los registros de la empresa, garantizando su buen mantenimiento y accesibilidad.
- Preparación de informes y presentaciones: Crear, formatear y finalizar informes y presentaciones profesionales para reuniones y otros fines.
- Facturación y seguimiento de pagos: Supervisar el proceso de facturación, controlar los pagos y hacer un seguimiento de las facturas pendientes.
- Aplicación de políticas: Apoyar al equipo de administración en la aplicación de nuevas políticas y procedimientos en toda la empresa.
- Gestión del correo: Clasificar, distribuir y gestionar toda la correspondencia entrante y saliente.
Características personales
Experiencia
Esencial
- 1–3 años de experiencia en un puesto de administración.
- Experiencia en la preparación de informes, presentaciones y otros documentos profesionales.
- Experiencia previa en gestión de facturación y seguimiento de pagos.
- Experiencia en organización y gestión de documentación de empresa.
- Gestión de I+D+I.
Deseable
- Experiencia en consultoría.
- Experiencia con el programa Gestidi.
Conocimientos
- Gestión de documentos: Conocimiento de las mejores prácticas para organizar y mantener la documentación digital y física.
- Redacción de informes: Capacidad para preparar informes y presentaciones claros, concisos y profesionales.
- Facturación: Comprensión de los procesos de facturación y seguimiento de pagos.
- Procedimientos administrativos: Conocimiento de las prácticas y procedimientos administrativos habituales.
- Gestión del correo: Familiaridad con los procesos adecuados de gestión y distribución del correo.
- Programas ofimáticos: Dominio de programas ofimáticos como Microsoft Office (especialmente Word, Excel y PowerPoint) y programas de facturación..
Conducta
- Organizado: Capacidad para mantener la documentación y las tareas bien organizadas y priorizadas.
- Orientado al detalle: Se centra en la precisión y se asegura de que todas las tareas se completen con atención al detalle.
- Proactivo: Toma la iniciativa para resolver problemas y mejorar los procesos administrativos.
- Trabajo en equipo: Trabaja bien con otros departamentos y ofrece ayuda cuando es necesario.
- Profesional: Mantiene un alto nivel de profesionalidad y confidencialidad en todas las tareas administrativas.
- Adaptable: Capaz de manejar cambios y realizar múltiples tareas en un entorno de trabajo dinámico.